JURIDIQUE
Déclaration de confidentialité
Comment NINAWA collecte, utilise, protège et conserve les données personnelles selon le RGPD et le droit belge de la protection des données, expliqué en mots simples, avec tous les détails pour qui les souhaite.
Dernière mise à jour: 10 octobre 2026Exploitant légal et responsable du traitement
Responsable du traitement : Mostafa Mohammed, personne physique / entreprise individuelle, sous le nom commercial NINAWA.
Numéro d’entreprise (BCE/KBO) : 1.036.764.704.
Adresse enregistrée : Kerkstraat 16 bus 1, 3940 Hechtel-Eksel, Belgique.
Contact vie privée : support@ninawa.net · +32 484 90 12 59.
Statut commercial actuel : l’activité commerciale est actuellement arrêtée. ninawa.net fonctionne actuellement comme site d’information, de portfolio et de pré-lancement et n’accepte actuellement aucun contrat de production payant.
2. Quelles données nous collectons
En bref: Uniquement ce dont chaque étape a besoin : vos coordonnées et votre demande, votre réservation, votre contrat et, si vous êtes client, ce que vous faites dans Client Studio.
Nous pouvons traiter des coordonnées personnelles et professionnelles, des échanges de projet, des informations de consultation, des contrats, des factures, des événements de sécurité, des préférences de langue et de consentement ainsi que des analyses limitées du site. Nous ne demandons pas sciemment de catégories particulières de données via les formulaires généraux de demande ou de réservation. Outre les formulaires du site, nous enregistrons votre nom, vos coordonnées et celles de votre entreprise ainsi que votre demande lorsque vous nous contactez par téléphone, par e-mail ou en personne, ou lorsque quelqu’un vous recommande à nous. Si vos données proviennent d’une autre personne, notre premier message (en général la proposition) l’indique et renvoie à la présente déclaration.
| Quand | Données |
|---|---|
| Vous visitez le site | Votre choix de consentement et votre préférence de langue ; des événements de sécurité avec une empreinte de requête à clé, non réversible, au lieu de votre adresse IP brute ; des analyses facultatives uniquement après votre consentement. |
| Vous demandez une proposition ou posez une question | Nom, entreprise, e-mail, téléphone facultatif, moyen de contact préféré, service recherché, votre description, délai et budget facultatif. Facultativement, comment vous nous avez connus, ainsi que la page de notre site ou le lien de campagne par lequel vous êtes arrivé. |
| Vous réservez une consultation | Nom, e-mail, créneau choisi et votre message. Ainsi que la page de notre site ou le lien de campagne par lequel vous êtes arrivé. |
| Vous confirmez votre adresse e-mail | Un lien de vérification à usage unique ; seule sa valeur hachée est conservée. |
| Vous acceptez une proposition | Les données de l’entreprise et du contact figurant sur la proposition et l’enregistrement de l’acceptation : nom, e-mail, qualité, date et heure, et versions acceptées. |
| Vous utilisez Client Studio | Nom, e-mail, un mot de passe haché, heures de connexion, vos validations, informations fournies, fichiers et demandes. |
| Vous devenez client payant | Données de contrat, de facturation et de paiement, une fois la facturation active. |
3. Pourquoi nous les utilisons et sur quelle base juridique
En bref: Nous utilisons vos données pour vous répondre, collaborer dans le cadre d’un contrat, respecter nos obligations légales et sécuriser les services ; les analyses facultatives seulement avec votre consentement.
Les données servent à répondre aux demandes, à prendre les mesures précontractuelles demandées, à exécuter les contrats, à respecter les obligations légales et à sécuriser les services. La sécurité strictement nécessaire et une mesure côté serveur réellement dépourvue d’identifiants peuvent reposer sur l’intérêt légitime lorsqu’elles sont documentées et proportionnées. Les analyses facultatives d’interaction et d’audience ne sont activées qu’après consentement.
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Répondre à votre question ou demande de proposition | Mesures que vous demandez avant un contrat (article 6, paragraphe 1, b, du RGPD) |
| Réserver et tenir une consultation | Mesures que vous demandez avant un contrat |
| Propositions, projet et Client Studio | Exécution du contrat |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale |
| Sécurité, prévention des abus et vérification de l’e-mail | Intérêt légitime à protéger les services et vos données |
| Savoir quelles pages et campagnes mènent à des demandes, sans vous suivre d’une page ou d’un appareil à l’autre | Intérêt légitime à améliorer notre site et notre offre (article 6, paragraphe 1, f, du RGPD) |
| Mémoriser votre langue et votre choix de consentement | Strictement nécessaire à la fonction demandée |
| Analyses facultatives des visites | Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment |
4. Qui reçoit vos données
En bref: Vos données restent chez NINAWA et chez les quelques prestataires nécessaires au service ; nous ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour la publicité.
L’accès est limité à NINAWA et aux prestataires réellement nécessaires pour l’hébergement, l’e-mail, la sécurité, la comptabilité, la facturation, la sauvegarde ou une prestation spécialisée. Les prestataires ne reçoivent que les données nécessaires à leur rôle et sont soumis aux obligations applicables de confidentialité et de traitement.
- Les serveurs de NINAWA sont hébergés dans l’UE par Hetzner et par une société d’hébergement belge ; les sauvegardes chiffrées sont conservées chez Hetzner.
- Les e-mails sont envoyés depuis les propres serveurs de messagerie de NINAWA, et les statistiques de visite tournent sur le propre serveur de NINAWA (Umami auto-hébergé).
- Lorsque la protection anti-abus est activée, les formulaires peuvent utiliser Cloudflare Turnstile comme service de sécurité.
- Les prestataires de comptabilité et de facturation reçoivent les données de facturation une fois la facturation active.
- NINAWA ne vend pas de données personnelles et ne les partage pas avec des réseaux publicitaires.
L’identité, les régions et les garanties de transfert des prestataires sont vérifiées par rapport à la configuration de production actuelle avant d’être retenues dans la notice finale de lancement.
5. Transferts internationaux
En bref: Vos données sont stockées dans l’UE ; si un prestataire les traite un jour hors de l’EEE, une garantie juridique s’applique.
Lorsqu’un prestataire traite des données personnelles hors de l’Espace économique européen, NINAWA doit identifier ce transfert et utiliser un mécanisme légal applicable, comme une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types ou une autre garantie valable. Le registre vérifié des prestataires de production est la source de preuve pour cette évaluation.
6. Combien de temps nous conservons les données
En bref: Les demandes non confirmées disparaissent après deux jours. Si vous ne devenez pas client, nous effaçons vos données personnelles un mois après la clôture de votre demande ; seules des statistiques anonymes restent. Les autres demandes confirmées sont conservées 730 jours, les événements d’analyse et de sécurité 90 jours ; les contrats et factures aussi longtemps que le droit belge l’exige.
Les soumissions publiques non vérifiées sont supprimées après la courte durée de conservation configurée, actuellement deux jours par défaut, y compris les réservations liées annulées ou en attente. Les demandes et réservations vérifiées de l’application ainsi que les e-mails sortants associés de l’application sont supprimés après 730 jours. Les événements d’analyse et de sécurité sont conservés 90 jours par défaut. Les données de contrat, de comptabilité et de facturation sont conservées pendant les durées exigées par le droit belge ou proportionnées aux besoins en cas de litige. Les copies conservées dans des boîtes mail professionnelles ou chez des prestataires externes restent soumises à leurs propres règles de conservation vérifiées séparément. Si un prospect ne devient pas client et que nous clôturons la demande (pas adapté, ou pas d’accord), son nom, ses coordonnées, ses messages, le contenu des offres et les notes sont effacés un mois après la clôture, avec les e-mails applicatifs liés. Un enregistrement anonyme (source, service demandé, dates, montants et codes de motif) reste à des fins statistiques. Une demande encore ouverte est conservée jusqu’à sa clôture.
| Données | Conservées pendant |
|---|---|
| Demandes et réservations jamais confirmées | 2 jours |
| Demandes et offres de personnes qui ne sont pas devenues clientes | 1 mois après la clôture de la demande ; ensuite uniquement des statistiques anonymes |
| Autres demandes et réservations confirmées, et les e-mails applicatifs liés | 730 jours |
| Événements d’analyse et de sécurité | 90 jours |
| Cookie de votre choix de consentement | 180 jours |
| Cookie de préférence de langue | Jusqu’à 30 jours après sa dernière utilisation |
| Accès à Client Studio | Jusqu’à 30 jours après la fin du dernier service ; l’enregistrement du compte reste comme preuve du contrat |
| Fichiers de projet | Jusqu’à leur suppression par le client ou l’équipe, ou selon les instructions de restitution et de suppression à la fin du service |
| Sauvegardes | 30 jours |
| Contrats, comptabilité et factures | Aussi longtemps que le droit belge l’exige |
7. Sécurité
En bref: Nous protégeons vos données par le chiffrement, des contrôles d’accès et une journalisation soignée ; toutes les mesures figurent dans l’accord de traitement des données.
Nous utilisons un transport chiffré, des contrôles d’accès, une gestion sécurisée des sessions, une protection CSRF et des requêtes, des limites de tentatives, des fichiers d’audit privés, des sauvegardes et des mises à jour adaptées au risque. L’audit de sécurité de l’administration utilise une empreinte de requête à clé et non réversible au lieu de conserver l’adresse brute du visiteur. Le contenu saisi dans les formulaires n’est pas copié dans les événements d’analyse. La liste complète des mesures techniques et organisationnelles figure à l’annexe II de l’accord de traitement des données.
8. Vos droits
En bref: Vous pouvez demander à consulter, corriger, supprimer ou récupérer vos données, vous opposer ou retirer votre consentement ; écrivez à support@ninawa.net et nous répondons dans un délai d’un mois.
Sous réserve du RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer, et retirer votre consentement à tout moment. Nous pouvons devoir vérifier votre identité de manière proportionnée. Les demandes au titre des articles 15 à 22 sont traitées sans retard injustifié et normalement dans un délai d’un mois, sous réserve des règles du RGPD relatives aux prolongations autorisées.
- Envoyez votre demande à support@ninawa.net ; les clients peuvent aussi utiliser Demandes dans Client Studio.
- L’exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.
- Le retrait de votre consentement aux analyses est possible à tout moment via les paramètres des cookies, sans effet sur le traitement antérieur.
- Certaines données doivent être conservées pour des raisons légales, comme les factures ; nous vous indiquons alors ce que nous conservons et pourquoi.
9. Plaintes
En bref: Prévenez-nous d’abord si vous le souhaitez, mais vous pouvez toujours porter plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données.
Contactez support@ninawa.net afin que nous puissions examiner la situation. Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) ou d’une autre autorité de contrôle compétente ; contacter NINAWA d’abord n’est pas une condition pour exercer ce droit.
10. Décisions automatisées
En bref: Aucun ordinateur ne décide seul à votre sujet.
NINAWA n’utilise pas les données de demande ou de réservation pour des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou similaires importants.
11. Modifications de cette déclaration
En bref: Chaque version porte une date ; les changements importants sont annoncés avant de s’appliquer.
Chaque version de cette déclaration porte une date de version, affichée dans le Centre juridique avec l’historique des versions. Les modifications importantes, par exemple une nouvelle finalité, un nouveau prestataire ou une nouvelle durée de conservation, sont publiées comme nouvelle version et, pour les clients, annoncées aussi par e-mail ou dans Client Studio.