Veri İşleme Sözleşmesi

1. Bu sözleşme ne zaman uygulanır

Kısaca: NINAWA sizin için müşterilerinizin veya ziyaretçilerinizin kişisel verilerini işlediğinde uygulanır; örneğin NINAWA'nın kurduğu, barındırdığı veya bakımını yaptığı bir web sitesi ya da sistem üzerinden.

Bu Veri İşleme Sözleşmesi, müşteri ile NINAWA'nın arkasındaki doğrulanmış tüzel işletmeci arasındaki sözleşmenin bir parçasıdır. NINAWA, kararlaştırılan hizmeti sunmak için müşteri adına kişisel veri işlediği her durumda uygulanır; örneğin NINAWA'nın kurduğu, barındırdığı, bakımını yaptığı veya desteklediği bir web sitesi ya da sistemdeki iletişim veya rezervasyon formları, müşteri hesapları, sipariş bilgileri veya e-posta listeleri.

NINAWA'nın kendi amaçları için işlediği kişisel verileri kapsamaz; örneğin müşterinin kendi iletişim bilgileri, teklifler, faturalar veya destek mesajları. Bu işleme gizlilik bildiriminde açıklanır.

2. Roller ve talimatlar

Kısaca: Verilere ne olacağına siz karar verirsiniz; NINAWA yalnızca belgelenmiş talimatlarınızı izler.

Müşteri veri sorumlusu, NINAWA'nın arkasındaki doğrulanmış tüzel işletmeci ise veri işleyendir. NINAWA verileri, AB veya Belçika hukuku aksini gerektirmedikçe yalnızca müşterinin belgelenmiş talimatlarıyla işler; bu durumda, ilgili hukuk yasaklamadıkça işlemeden önce müşteriyi bilgilendirir.

• Belgelenmiş talimatlar; bu sözleşme, kabul edilen teklif ve proje eki ile Client Studio veya e-posta yoluyla gönderilen yazılı taleplerdir.
• NINAWA verileri kendi amaçları için kullanmaz, satmaz ve diğer müşterilerin verileriyle birleştirmez.
• NINAWA bir talimatın veri koruma hukukunu ihlal ettiğini düşünürse müşteriye bildirir ve talimat teyit edilene ya da değiştirilene kadar onu askıya alabilir.

3. İşleme ayrıntıları (Ek I)

Kısaca: Tablo genellikle neyin işlendiğini gösterir; proje ekiniz projenizin kesin ayrıntılarını kaydeder.

Kabul edilen teklif veya proje eki, her proje için işlemenin konusunu, süresini, amaçlarını, veri kategorilerini ve ilgili kişileri kaydeder. Aşağıdaki tablodan farklı olduğu durumlarda proje eki uygulanır.

4. Gizlilik

Kısaca: Verileri yalnızca hizmet için erişime ihtiyaç duyanlar görebilir ve bu kişiler gizlilikle yükümlüdür.

NINAWA kişisel verilere erişimi yalnızca hizmeti sunmak için buna ihtiyaç duyan ve sözleşme ya da yasal yükümlülükle gizliliğe bağlı kişilere verir. Erişimleri artık gerekmediğinde sona erer.

5. Güvenlik önlemleri (Ek II)

Kısaca: NINAWA verileri riske uygun teknik ve idari önlemlerle korur.

NINAWA; teknolojinin geldiği nokta, maliyet, işlemenin niteliği ve ilgili kişiler için riskleri dikkate alarak uygun teknik ve idari önlemler uygular. Mevcut önlemler şunlardır:

• Web siteleri, Client Studio ve yönetim için şifreli iletim (HTTPS/TLS).
• Yalnızca kişisel hesaplarla erişim; güçlü şifreler, oturum koruması ve tekrarlanan giriş denemelerinin sınırlandırılması.
• Müşteriler arasında ayrım: her istek ait olduğu müşteriye göre denetlenir ve otomatik testler bunu kapsar.
• Dosyaların herkese açık web sitesinin dışında özel olarak saklanması; yalnızca yetki denetiminden sonra indirilebilir; yükleme, indirme ve silmeler kayıt altına alınır.
• Üretim sunucusundan ayrı olarak AB'de Hetzner'de saklanan, sınırlı süre (şu anda 30 gün) tutulan düzenli şifreli yedekler ve belgelenmiş bir geri yükleme prosedürü.
• Web sitelerinden ve Client Studio'dan giden e-postalar NINAWA'nın kendi posta sunucularından gönderilir; ziyaretçi istatistikleri NINAWA'nın kendi sunucusunda çalışır (kendi barındırdığı Umami): verileri hiçbir harici e-posta veya analiz sağlayıcısı almaz.
• Bakım ve Managed Care kapsamında yazılım güncellemeleri ve güvenlik düzeltmeleri.
• Belgelenmiş bir olay prosedürü, önemli işlemlerin kaydı ve ekip erişiminin her rolün ihtiyacıyla sınırlandırılması.

NINAWA bu önlemleri zamanla iyileştirebilir, ancak müşteriyi bilgilendirmeden genel koruma düzeyini düşürmez.

6. Alt işleyenler

Kısaca: NINAWA yalnızca projeniz için kaydedilmiş diğer sağlayıcıları kullanır ve birini eklemeden veya değiştirmeden önce sizi bilgilendirir.

Müşteri, proje ekinde kayıtlı alt işleyenler için genel izin verir. Bugün NINAWA'nın sunucuları AB'de Hetzner ve Belçikalı bir barındırma şirketi tarafından barındırılmaktadır; şifreli yedekler Hetzner'de saklanır. Bir projede kullanılan her sağlayıcının adı proje ekinde belirtilir ve talep üzerine bildirilir. E-posta ve ziyaretçi istatistikleri, harici bir e-posta veya analiz sağlayıcısı olmadan NINAWA'nın kendi sunucularında çalışır.

NINAWA, bir alt işleyeni eklemeden veya değiştirmeden en az 14 gün önce müşteriyi e-postayla ve Client Studio'da bilgilendirir. Müşteri makul veri koruma gerekçeleriyle itiraz edebilir. Makul bir çözüm bulunamazsa müşteri ilgili hizmeti cezasız olarak sona erdirebilir.

NINAWA her alt işleyene aynı veri koruma yükümlülüklerini yükler ve onların performansından müşteriye karşı sorumlu kalır.

7. Yükümlülüklerinize yardım

Kısaca: Müşterilerinizden biri haklarını kullanırsa veya bir riski değerlendirmeniz gerekirse NINAWA size yardım eder.

Hizmetin niteliğini ve elindeki bilgileri dikkate alarak NINAWA müşteriye şu konularda yardım eder:

• ilgili kişilerin talepleri (erişim, düzeltme, silme, itiraz, taşınabilirlik): NINAWA aldığı her talebi gecikmeksizin müşteriye iletir ve talimat olmadan yanıtlamaz;
• işlemenin güvenliği, ihlallerin değerlendirilmesi ve ilgili bildirimler;
• gerektiğinde veri koruma etki değerlendirmeleri ve denetim makamına ön danışma.

Olağan çabayı aşan yardım, kararlaştırılan saat ücretiyle ve yalnızca müşteri tahmini onayladıktan sonra ücretlendirilir.

8. Kişisel veri ihlalleri

Kısaca: Verilerinizde bir sorun olursa NINAWA kendi sürelerinize uyabilmeniz için sizi hızla bilgilendirir.

NINAWA, müşteri verilerini etkileyen bir kişisel veri ihlalini öğrendikten sonra müşteriyi gecikmeksizin, mümkünse 48 saat içinde bilgilendirir. Bildirim, bilindiği ölçüde şunları açıklar:

• ne olduğu ve ne zaman olduğu;
• etkilenen kişi ve kayıtların kategorileri ve yaklaşık sayısı;
• olası sonuçlar;
• zararı sınırlamak için alınan veya önerilen önlemler;
• bir irtibat kişisi.

NINAWA bilgileri ortaya çıktıkça tamamlar. Veri sorumlusu olarak müşteri, denetim makamına (gerektiğinde 72 saat içinde) ve ilgili kişilere bildirim yapıp yapmayacağına karar verir; NINAWA bunda yardımcı olur.

9. AEA dışına aktarımlar

Kısaca: Proje ekiniz aksini belirtmedikçe ve geçerli bir hukuki güvence olmadıkça verileriniz Avrupa Ekonomik Alanı'nda kalır.

NINAWA, proje ekinde kayıtlı olmadıkça ve yeterlilik kararı veya Avrupa Komisyonu'nun standart sözleşme maddeleri gibi geçerli bir güvenceyle korunmadıkça müşteri verilerini Avrupa Ekonomik Alanı dışına aktarmaz.

10. Hizmetin sonu: iade ve silme

Kısaca: Hizmet sona erdiğinde siz seçersiniz: verileriniz size geri verilir veya silinir. Yedekler normal döngüleri içinde bunu izler.

Hizmetin sonunda müşteri, NINAWA'nın müşteri verilerini iade etmesini (web sitesinin, içeriğinin ve verilerinin dışa aktarımı) veya silmesini seçer. NINAWA bunun üzerine:

• verileri talimata göre iade eder veya siler ve bunu yazılı olarak teyit eder;
• yedeklerin normal döngüleri içinde, şu anda 30 gün içinde sona ermesini sağlar ve onları yalnızca verileri müşteriye iade etmek için geri yükler;
• yalnızca AB veya Belçika hukukunun gerektirdiğini, gereken süre boyunca saklar.

Ayrılış adımları (dışa aktarma, alan adı ve hesapların devri, silme talimatları ve yedeklerin sona ermesi) müşteriye Client Studio'da gösterilir.

11. Denetimler ve bilgi

Kısaca: NINAWA'dan bu sözleşmeye uyduğunu göstermesini isteyebilirsiniz.

NINAWA, GDPR 28. maddeye uyumu göstermek için makul olarak gereken bilgileri önce belgeler ve yazılı yanıtlarla sunar. Bu yeterli olmazsa müşteri veya gizlilikle yükümlü bir denetçi, makul bir bildirimden sonra, mesai saatlerinde ve diğer müşterilerin güvenliğini etkilemeden orantılı bir denetim yapabilir. Denetim NINAWA'nın önemli bir ihlalini ortaya çıkarmadıkça her taraf kendi denetim masraflarını karşılar.

12. Süre, sorumluluk ve öncelik

Kısaca: Bu sözleşme NINAWA verilerinizi işlediği sürece geçerlidir ve veri koruma konusunda genel koşullardan önce gelir.

Bu sözleşme, iade ve silme süresi dahil NINAWA müşteri verilerini işlediği sürece geçerlidir. Sorumluluk, emredici hukuk ve GDPR 82. madde saklı kalmak üzere koşullara tabidir. Bu sözleşme veri koruma konusunda koşullarla veya başka bir genel sözleşme belgesiyle çelişirse bu sözleşme geçerlidir; belirli bir proje için kabul edilen proje eki, o proje bakımından bu standart metinden önce gelir.

Bu sözleşmenin İngilizce ve Felemenkçe sürümleri bağlayıcıdır; diğer diller kolaylık için yapılmış çevirilerdir. Sorular: support@ninawa.net.