Algemene voorwaarden

1. Wie we zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

Kort gezegd: Deze voorwaarden gelden wanneer een onderneming met NINAWA samenwerkt; een vraag of een geboekt gesprek is nog geen overeenkomst.

Deze voorwaarden gelden voor digitale diensten voor ondernemingen en professionele klanten die onder de naam NINAWA worden aangeboden: websites, boekings- en bedrijfssystemen, hosting, onderhoud (Managed Care) en begeleiding. Ze gelden niet voor consumenten. Een aanvraag, een consultatieboeking of een offerteaanvraag vormt op zichzelf geen dienstenovereenkomst.

Voor een productieovereenkomst wordt aanvaard, moeten de offerte en de Juridische kennisgeving de geverifieerde juridische exploitant en de klant identificeren.

• Volgorde van de documenten: eerst de aanvaarde offerte en haar projectbijlagen, dan de verwerkersovereenkomst waar die van toepassing is, dan de bijlage dienstenovereenkomst, en daarna deze voorwaarden.
• De Engelse en Nederlandse versies van deze voorwaarden zijn bindend; andere talen zijn vertalingen voor het gemak.

2. Offerte, aanvaarding en start

Kort gezegd: U ontvangt een schriftelijke offerte, aanvaardt die online, en het werk start zodra de startvoorwaarden vervuld zijn.

Een opdracht start na schriftelijke aanvaarding van de offerte en, indien gevraagd, ontvangst van het voorschot. De offerte bepaalt scope, opleveringen, planning, prijs en inbegrepen correctierondes, en vermeldt hoe lang ze geldig blijft.

De klant aanvaardt een offerte elektronisch in het platform van NINAWA. De aanvaarding legt de naam en het e-mailadres van de aanvaardende persoon vast, de hoedanigheid waarin die aanvaardt, de datum en het uur, en de exacte versie van de offerte en van de aanvaarde documenten. Dit record wordt ongewijzigd bewaard als bewijs van de overeenkomst.

• De aanvaardende persoon bevestigt dat hij of zij de klant mag verbinden.
• Voor de standaard Managed Website wordt de prijs in twee delen betaald: de helft bij aanvaarding van de offerte en de helft vóór de lancering.
• De beoogde opleverdatum loopt vanaf het moment waarop de startvoorwaarden uit de offerte vervuld zijn.

3. Wat de klant aanlevert

Kort gezegd: U bezorgt inhoud, toegang en goedkeuringen tijdig via Client Studio; vertraging kan de opleverdatum verschuiven.

De klant bezorgt tijdig correcte teksten, media, toegangen en goedkeuringen en bevestigt dat aangeleverde materialen rechtmatig gebruikt mogen worden. De onboardingchecklist in Client Studio toont wat nodig is en tegen wanneer. Vertraging in input kan de opleverdatum verschuiven.

• Toegang tot domeinen, hosting of andere accounts wordt gedeeld via een gedelegeerde uitnodiging of een wachtwoordbeheerder, nooit als gewone tekst per e-mail of in Client Studio.
• De klant is verantwoordelijk voor de inhoud die hij aanlevert, met inbegrip van de rechten op teksten, beelden en merken.

4. Wijzigingen in de scope

Kort gezegd: Alles buiten de afgesproken scope wordt als wijziging voorgesteld, eerst ingeschat en pas na uw akkoord uitgevoerd.

Nieuwe wensen of vereisten buiten de afgesproken scope worden behandeld als wijzigingsverzoeken. De klant kan een wijziging voorstellen in Client Studio; NINAWA schat het effect op prijs en planning in; de wijziging wordt pas uitgevoerd nadat de klant die inschatting heeft goedgekeurd. Meerwerk vereist altijd schriftelijk akkoord.

5. Oplevering, controle en aanvaarding

Kort gezegd: U controleert het werk in afgesproken fasen en keurt elke versie goed; de standaardwebsite bevat twee gebundelde correctierondes.

Het werk wordt in afgesproken fasen ter controle aangeboden. Goedkeuringen in Client Studio leggen vast wie welke versie wanneer heeft goedgekeurd. Materiële gebreken moeten binnen de controletermijn uit de offerte worden gemeld. Nieuwe wensen buiten de scope gelden als wijzigingen.

• De standaard Managed Website bevat twee gebundelde correctierondes: de klant bundelt zijn feedback per ronde in plaats van afzonderlijke kleine verzoeken te sturen.
• De lancering volgt op de laatste goedkeuring en de betaling die vóór de lancering verschuldigd is.

6. Prijzen, facturen en betaling

Kort gezegd: De offerte vermeldt de prijs; facturen worden betaald tegen hun vervaldag.

De offerte en factuur vermelden de toepasselijke fiscale of btw-behandeling op basis van de geverifieerde status van de juridische exploitant en de transactie. Facturen zijn betaalbaar op de vervaldag. Bij laattijdige betaling kan de dienstverlening na redelijke kennisgeving worden opgeschort zonder dat de betalingsverplichting vervalt.

Zolang NINAWA zich in de fase vóór de lancering bevindt, zijn de prijzen op de website indicatief, is een offerteaanvraag gratis en vrijblijvend, en start betaald werk pas nadat de start schriftelijk is bevestigd.

7. Managed Care

Kort gezegd: Voor €69 per maand houdt NINAWA uw website online, veilig en up-to-date, met tot 30 minuten kleine wijzigingen per maand.

Managed Care is de maandelijkse dienst die een website na de lancering online, veilig en up-to-date houdt. Tenzij de offerte anders bepaalt, omvat ze:

• hosting en SSL;
• dagelijkse back-ups;
• beveiligings- en software-onderhoud;
• controles van beschikbaarheid en formulieren;
• ondersteuning per e-mail, met een eerste antwoord binnen twee werkdagen;
• tot 30 minuten kleine inhoudelijke wijzigingen per maandperiode; ongebruikte minuten worden niet overgedragen naar de volgende periode.

Werk boven de 30 minuten wordt aangerekend tegen €75 per uur in blokken van 15 minuten, en alleen nadat de klant het vooraf heeft goedgekeurd. Nieuwe functies, herontwerpen, copywriting, vertaling en kosten van derden zijn niet inbegrepen. Client Studio toont de gebruikte minuten in de lopende periode. Managed Care kan worden beëindigd met een schriftelijke opzegtermijn van 30 dagen; de stappen bij vertrek staan in artikel 14.

8. Client Studio en accounts

Kort gezegd: Client Studio is uw persoonlijke werkruimte met NINAWA; houd uw aanmeldgegevens voor uzelf.

NINAWA geeft de aangeduide contactpersonen van de klant toegang tot Client Studio om het project op te volgen, werk goed te keuren, bestanden te delen en verzoeken in te dienen. Elk account is persoonlijk; de klant houdt wachtwoorden vertrouwelijk en meldt elk misbruik onverwijld aan NINAWA. De toegang eindigt 30 dagen na het einde van de laatste productiedienst; de klant downloadt zijn bestanden dus best vóór die datum.

9. Aanvaardbaar gebruik

Kort gezegd: De diensten mogen niet gebruikt worden voor iets wat onwettig of schadelijk is.

De klant mag de diensten, hosting of Client Studio van NINAWA niet gebruiken om:

• onwettige inhoud of inhoud die de rechten van anderen schendt te publiceren of op te slaan;
• malware, phishing of spam te verspreiden;
• systemen van NINAWA of anderen zonder toestemming aan te vallen, te overbelasten of op beveiliging te testen;
• persoonsgegevens onrechtmatig te verwerken.

Als een inbreuk op dit artikel dringende schade of een juridisch risico veroorzaakt, kan NINAWA de betrokken dienst onmiddellijk opschorten; in andere gevallen geeft NINAWA eerst kennis en een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen.

10. Intellectuele eigendom

Kort gezegd: Na volledige betaling ontvangt u de rechten uit de offerte; NINAWA behoudt zijn eigen tools en knowhow.

Bestaande tools, herbruikbare componenten en knowhow blijven van NINAWA of hun licentiegevers. Na volledige betaling ontvangt de klant de rechten die in de offerte zijn beschreven. Licenties van derden blijven gelden. Inhoud die de klant aanlevert, blijft van de klant.

11. Hosting en derden

Kort gezegd: Sommige onderdelen hangen af van andere leveranciers; NINAWA werkt zorgvuldig maar kan hun beschikbaarheid niet garanderen.

Domeinen, e-mail, hosting, analytics, betalingen en integraties kunnen afhankelijk zijn van externe leveranciers. NINAWA handelt professioneel maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid van derden. De leveranciers die persoonsgegevens namens de klant verwerken, staan beschreven in de verwerkersovereenkomst.

12. Persoonsgegevens

Kort gezegd: Hoe NINAWA met persoonsgegevens omgaat, staat in de privacyverklaring en, voor de gegevens van uw klanten, in de verwerkersovereenkomst.

NINAWA verwerkt de persoonsgegevens van de contactpersonen van de klant als verwerkingsverantwoordelijke, zoals uitgelegd in de privacyverklaring. Wanneer NINAWA persoonsgegevens namens de klant verwerkt, bijvoorbeeld uit formulieren of klantaccounts op de website van de klant, geldt de verwerkersovereenkomst en maakt die deel uit van de overeenkomst.

13. Aansprakelijkheid

Kort gezegd: Bij een bewezen fout van NINAWA is de aansprakelijkheid beperkt zoals de wet toelaat.

Binnen het dwingende Belgische recht is aansprakelijkheid voor een bewezen contractuele fout beperkt tot rechtstreekse schade en, waar wettelijk toegestaan, tot de vergoedingen voor de betrokken dienst in de vorige twaalf maanden.

14. Einde van de samenwerking

Kort gezegd: Doorlopende diensten eindigen met de afgesproken opzegtermijn; daarna krijgt u uw website en gegevens terug of worden ze verwijderd.

Doorlopende diensten kunnen worden beëindigd volgens de opzegtermijn in de offerte; voor Managed Care is dat een schriftelijke opzegtermijn van 30 dagen. Een ernstige tekortkoming kan na kennisgeving en een redelijke hersteltermijn tot opschorting of beëindiging leiden.

• Wanneer een dienst eindigt, levert NINAWA de afgesproken export, draagt het domeinen en accounts over aan de klant en volgt het de instructies van de klant om gegevens terug te geven of te verwijderen, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.
• Client Studio toont elke stap van het vertrek en de datum waarop de toegang eindigt.
• Facturen voor werk dat tot de einddatum is uitgevoerd, blijven verschuldigd.

15. Recht en geschillen

Kort gezegd: Belgisch recht is van toepassing en we proberen een meningsverschil eerst samen op te lossen.

Belgisch recht is van toepassing. Partijen proberen geschillen eerst te goeder trouw op te lossen. Bevoegde Belgische rechtbanken zijn bevoegd, behoudens dwingend recht. Vragen over deze voorwaarden: support@ninawa.net.